Sve češće se susrećemo sa ovom pozicijom i u našoj sredini. Šta je u stvari office manager, odnosno menadžer kancelarije, čime se bavi i šta ima zajedničko sa svojim CEO/izvršnim direktorom?

Poslovi jednog menadžera kancelarije se neprestano menjaju i variraju iz dana u dan, takođe izgledaju različito od kompanije do kompanije. Pošto je posao menadžera kancelarije toliko raznolik, često se pogrešno shvata ili smatra nedovoljno važnim. U stvarnosti, ovi menadžeri su neverovatno važni za zdravlje i kulturu preduzeća: oni ’’grade mostove’’, pomažu u edukaciji drugih i podstiču timove za dalje pobede.

Najčešće uspeh u tako nejasnoj ulozi zahteva ono što se obično naziva “mekim veštinama”. Osim toga uključuju empatiju, sposobnost slušanja, podsticanje  vrednosti, poboljšanje morala zaposlenih, i tako dalje. Zanimljivo je da kada te iste veštine razmotrite kroz objektiv, recimo, generalnog direktora, one su iznenada preimenovane na „liderske kvalitete“.

 

Iako se njihovi radovi često obavljaju ’’iza scene’’, kancelarijski i administrativni profesionalci zaslužuju više priznanja nego što dobijaju. Čini se da sjajni kancelarijski menadžeri poseduju iste kvalitete kao i sjajni lideri.

Menadžer kancelarije je neko ko je odgovoran za organizovanje svih aktivnosti koje olakšavaju vođenje kancelarije.  Kao veza između uprave i zaposlenih, menadžer kancelarije često prati rad i efikasnost svake osobe u kompaniji.

Njihovi zadaci mogu biti različiti: računovodstvo, ljudski resursi (slanje i primanje ponuda za posao, pregled pristiglih aplikacija za posao) ili ukupna organizacija radnog prostora (zalihe i nameštaj, nadgledanje isporuka i slično). U zavisnosti od strukture preduzeća, njihove funkcije se mogu razlikovati. U velikim preduzećima, menadžeri kancelarija često rade sa ostalim menadžerima u cilju pružanja pomoći u pravnim ili računovodstvenim zadacima koje menadžeri ne mogu da izvrše zbog nedostatka vremena ili veština. U manjim kompanijama njihove su dužnosti raznovrsnije i obično pomažu svim zaposlenima u kompaniji u administrativnim i organizacionim zadacima, od  fakturisanja do postavljanja kancelarijskih prostorija.

Najčešće dužnosti sa kojim se susreću:

  • organizovanje sastanaka i dogovaranje sastanaka
  • kucanje i bavljenje prepiskom, pritužbama i upitima
  • rezervacija prevoza i smeštaja
  • naručivanje kancelarijskog materijala i nameštaja
  • priprema pisama, prezentacija i izveštaja
  • upravljanje kancelarijskim budžetima
  • povezivanje sa dobavljačima i klijentima
  • sprovođenje i održavanje procedura/kancelarijski administrativni sistemi
  • delegiranje zadataka – uglavnom novim zaposlenima
  • organizovanje uvodnih programa za nove zaposlene
  • održavanje zdravstvenih i bezbednosnih pravila
  • prisustvo sastancima sa višim rukovodstvom
  • vođenje evidencije o zaposlenima

 

Kako je pomenuto, menadžeri kancelarija obavljaju najrazličitije zadatke, tako da su u pitanju i više nego verovatno vrlo organizovani ljudi koji uspevaju da obavljaju više zadataka. Imaju dobar osećaj za ličnu interakciju i komunikaciju, i moraju biti na raspolaganju i spremni za rad, jer zahtevi za pomoć mogu se pojaviti u svakom trenutku.

 

Najvažnije veštne koje treba da poseduje jedan menadžer kancelarije:

  • Komunikacione veštine: menadžeri kancelarija sarađuju sa saradnicima, menadžmentom, izvršnim direktorima i u nekim slučajevima sa klijentima. Moraju biti u stanju da efikasno slušaju i komuniciraju.
  • Obraćanje pažnje na detalje: Od naručivanja kancelarijskog materijala do usaglašavanja sa standardima.
  • Veštine liderstva: Za pomoćno osoblje i zaposlene zaduženo je upravo rukovodstvo kancelarije. Moraju ih redovno motivisati i rešavati sukobe.
  • Analitičke veštine: Kako kompanija može uštedeti novac? Da li izvlači maksimum iz svojih resursa? Menadžeri kancelarija moraju da pronađu neefikasnost i uštedu troškova kao deo svog svakodnevnog posla.

 

Podstičemo vas da iskoristite priliku i zahvalite se danas menadžeru vaše kancelarije ili kancelarije u kojoj radite, jer svakodnevno obavlja sjajan posao kako bi vi mogli da obavljate vaše dužnosti u što zdravijim i kvalitetnijim uslovima za rad.